马来西亚补习中心管理系统

CodaMinds 的补习中心系统包括什么？

CodaMinds 的补习中心系统，是一个网站加一个后台：家长在上面为孩子报名、订课和缴学费，老师用手机点名，家长不必靠群组也能收到通知。它支持英文、中文和马来文，可以管一间分行或多间分行，上线后由我们负责运行。

Steven Lim 于 2021 年在吉隆坡创办工作室，自 2016 年起开发 App 与网站。我们还没有做过补习中心系统，与其等到第一次通话才说，不如在这里先讲清楚。我们要做的系统，会借鉴两款由我们运营的产品：每天处理预约、付款和聊天的 Ribbon，以及为一家店处理订单、顾客、库存和报表的 Dilly Deli 后台。你发信息联系的人，就是动手做你系统的人，用英文、中文或马来文都可以。我们在巴生谷一带与补习中心老板面谈，也通过 WhatsApp 和共享的草稿链接，与马来西亚其他地区、新加坡及海外的补习中心合作。

补习中心的行政工作现在花在哪里

大多数补习中心靠一张纸本报名表、一份电子表格里的时间表、每一班一个 WhatsApp 群组，还有一个柜台一条一条信息去追学费。一间分行、几个班的时候，这样还行得通。当第二间分行开张、一位老师要在两个地方代课，或者家长问为什么孩子上星期二被记缺席而没人找得到记录时，这样就行不通了。以下六个部分能解决这些问题。

报名与订课

家长打开报名页面，选科目、年级和分行，就能看到还有空位的班级。每一班都有你设定的人数上限，班级满了就停止接受订位，改为提供候补名单。试听课也可以用同样的方式预订，并有它自己的规则。兄弟姐妹都放在同一个家长账号下，所以有三个孩子的家长只需填一次资料。订位会进入那间分行的班级名单，柜台在报名进来时就能看到，不必再从表格重新打字。

老师用手机点名

老师在手机上打开班级，逐一点选每位学生出席或缺席。记录按学生、按班级、按日期保存，所以上星期二的问题有了答案。孩子被记缺席时，可以通知家长；如果你的规定允许补课，家长可以从同一年级还有空位的班级中选一班。老板能看到每一班、每一间分行的出席情况，在学费停缴之前，就能发现某位学生已经不来上课。

学费提醒与付款

每个家庭都会收到一份应缴学费的账单，列明科目、你设定的兄弟姐妹或提早缴费规则，以及一个网上付款链接。到期日之前和之后，系统都会发出提醒，而不是从职员的手机发出。付款后会自动标记为已付，收据也会发给家长。柜台看到的是一份按分行、按家庭列出的欠费清单，而不是一本笔记本。在柜台缴付的现金和银行转账也记录在同一个地方，所以每个家庭只有一个余额。

家长通知，不再有群组混乱

把所有家长放在同一个班级群组里，三件事都做不好：公告被回复淹没，每位家长都看得到其他家长的电话号码，而关于某个孩子的问题要当着全班的面提出。系统把这些工作分开。公告发给一个班、一个年级或一间分行，每位家长都在同一个地方看到。某个孩子的成绩、功课备注和时间表变动，只发给那个孩子的家长。需要真人处理的对话，仍然在家长与补习中心之间用 WhatsApp 进行，每一页一键就能打开。家长和孩子的资料，属于马来西亚《2010 年个人资料保护法令》（Personal Data Protection Act 2010）下的个人资料，这也是不该把它们放在群组里的另一个原因。

老师时间表与分行

每位老师在所有分行只有一份时间表，所以 Cheras 的一班和 Puchong 的一班不会被排在同一个钟点。老师请假时，补习中心指派代课老师，并通知那一班的家长。后台会统计每位老师教了多少节课，这就是计算他们薪水的依据。每间分行看到自己的班级、课室和学费；老板则在同一个后台里，并排看到所有分行。

三种语言，给家长也给职员

家长读不同的语言，同一间补习中心也常常用不止一种语言教课。每种语言都是一套有自己网址的真正页面，所以用中文搜索的家长会找到中文报名页面。账单、提醒和公告都用每位家长选择的语言发出。职员可以用一种语言操作后台，家长则用另一种语言阅读。

我们做过的、补习系统可以借鉴的产品

目前还没有补习中心在使用我们做的系统。这两款产品具备它需要的机制。

Ribbon

ribbon.my · 我们自家的产品

每天在马来西亚、新加坡、台湾和泰国处理预约、付款、退款和聊天。订课、缴学费和家长信息，是同样的零件，只是换了一个场景。

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Dilly Deli

mydillydeli.com

一家餐厅网店背后的营运后台，管理订单、产品、库存、顾客和报表，已经做好但尚未启用。补习中心管理班级、家庭、学费和分行的后台，也是用同样的方式制作。

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工作包括什么

需求沟通。 你告诉我们有哪些科目、年级和分行，学费怎么定，以及家长现在怎么付款。我们回复问题和一份书面范围。

固定报价。 该范围的一个价格，开工前确认。范围以外的事项一律先报价。

在手机上看草稿。 你打开草稿链接，像家长一样为孩子报名、缴一次学费，再像老师一样点名，然后告诉我们要改什么。我们改到你确认为止。

上线。 我们把系统放上你的域名，主机和数据都在补习中心的名下，并交出每一个文件，包括后台。

上线后的维护。 新增分行、新科目、新学年的学费调整或新的报表，发个信息就行，每一项开工前都先报价。请参考网站维护。