马来西亚企业的 AI 自动化，一次做好一个工作流程
CodaMinds 的 AI 自动化包括什么？
CodaMinds 的 AI 自动化，是把团队重复做的工作接过去的软件：放在你网站、WhatsApp 或 Instagram 上的聊天机器人；在你已经在用的工具里处理预约、跟进或报表的 AI 代理；或是读取发票和表格的工具。我们从一个工作流程开始，任何内容到达顾客之前，都先由人审核。
Steven Lim 于 2021 年在吉隆坡创办工作室，自 2016 年起开发 App 与网站。我们自己运营着几款上线产品，在无人操作的情况下回复留言、发送提醒、处理付款，所以我们清楚自动化在哪里帮得上忙，又在哪里需要有人看着。你发信息联系的人，就是动手做你自动化的人，英文、中文或马来文都可以。我们在巴生谷一带与客户面谈，也通过 WhatsApp 和共享的草稿链接，与马来西亚其他地区、新加坡及海外的企业合作。
第一个自动化的步骤，通常不是聊天机器人
大多数来找我们做聊天机器人的老板，问题背后其实还有一件更费时的工作。有人把 WhatsApp 上的订单抄进电子表格。有人每天晚上追着发同样的提醒。有人为会计重新输入供应商发票。这些工作往往比回答问题更占时间，而且自动化起来更安全，因为每次输入的内容都差不多。
所以工作从一份清单开始：列出你团队重复做的工作，再从中挑一件。通常是那件经常做、枯燥又容易检查的工作。我们把这一个工作流程自动化，交给你的团队使用，再和原来的做法比较：花了多少时间、多常出错，以及员工把省下的时间用在哪里。然后我们一起决定，是扩大、修正还是停止。
始终有人参与其中。任何发给顾客的内容，例如信息、报价或退款，都要等你团队里的人批准，直到你看得够多、可以信任它为止。有些步骤永远保留这道检查。自动化负责起草、分类和填写，决定由你的团队来做。
工作范围
网站、WhatsApp 和 Instagram 上的聊天机器人与助手
当问题真的卡在回答询问上，助手会回答那些重复的问题：营业时间、你公开的价格、怎样预约、在哪里停车、某项疗程包括什么。它根据你批准过的内容回答，用顾客写信息时用的语言回复；当问题需要人处理或顾客提出要求时，就把对话转给真人。在 WhatsApp 和 Instagram 上，它通过各平台自己的商业工具运作，所以你的号码和账号始终是你的。各行业的版本，可参考餐厅网站和诊所网站。
在你已经在用的工具里运作的 AI 代理
AI 代理从头到尾完成一项任务，而不只是回答问题。它读取预约请求、查看日历、起草确认信息，再放进待批准的队列。或者它汇总当天的订单、写好晚间总结，发给老板。代理在你已经付费的系统里运作，通过这些系统提供的连接方式接入，所以你的团队不必学习新的界面。凡是涉及金钱或顾客的步骤，都由代理准备好，再由人批准。
连接各种工具的工作流程自动化
很多自动化根本不需要 AI。网店里的新订单变成库存表里的一行。已付款的发票把预约标记为已确认。网站上的表格直接送到对的人手上。我们把你已经在用的工具连接起来，让每条记录只需输入一次。固定规则能做好的事，我们就用固定规则，因为运行成本更低，也更容易检查。如果这项工作需要自己的后台，可参考定制系统；要连接付款和电子发票，可参考系统整合。
读取发票、表格和收据
供应商发票、送货单、报销收据和报名表，都以照片和 PDF 的形式送来。读取工具会把团队现在手动重新输入的字段提取出来，例如供应商、日期、项目和总额，再放到该放的地方。凡是它没把握的字段，都会标出来让人检查，原件也一直附在记录上，所以任何人都能看到某个数字是从哪里来的。
根据你自己的文件回答问题
你的价目表、政策、菜单、疗程说明和员工手册，早已包含团队每天给出的答案。只读取这些文件的助手，可以回答员工或顾客的问题，并在每个答案旁边显示出处。当文件里没有涵盖某个问题，它会直接说明，并转给真人处理，而不是乱猜。文件一更新，答案也会跟着更新。
AI 准备度评估与小型试点
对于还不确定从哪里开始的中小企业，我们先做一次评估。我们和实际做事的人坐下来，列出他们重复做的工作，看看资料存放在哪里、整理得有多整齐。你会收到一份简短的书面清单：哪些工作适合自动化、哪些暂时还不适合，以及应该先试点哪一项。试点只做一个工作流程，规模小，由你自己的团队用真实工作来运行，并有固定报价。如果它证明不了自己的价值，我们会直说，你就在那里停下。
我们做过的项目
这些都不是聊天机器人。每一个都能独立完成以前由人做的工作，而大多数自动化正是从这里开始。
Komen.now
为餐厅打造的一个控制面板，包含会自动发出确认和提醒的预约，以及顾客在手机上就能跟进的候位排队。
我们的工作方式
需求沟通。 你告诉我们团队重复做的那件工作，以及它在哪里出错。我们回复问题，以及一份针对一个工作流程的书面范围。
固定报价。 这个工作流程一个价格，开工前谈妥。范围以外的事项一律先报价。
手机上的草稿。 你用自己的例子试用自动化：真实的问题、真实的发票、真实的预约。我们不断调整，直到结果和你团队本来会做的一致。
上线。 上线时，凡是发给顾客的内容都由人批准，我们也会和原来的做法比较，衡量效果。
上线后的维护。 新的问题、价格变动，以及下一个工作流程，有事发信息就找得到我们，每一项开工前都先报价。参考网站维护。
常见问题
聊天机器人适合作为我生意的第一步吗？
往往不是。许多小生意花在柜台后面那些工作上的时间，例如抄订单、追提醒、重新输入发票，比回答问题还多。我们列出你团队重复做的工作，从经常做、枯燥又容易检查的那件开始。如果那件工作就是回答同样的问题，那就先做聊天机器人。
AI 会自己发信息给顾客吗？
要等你决定才会。上线时，任何发给顾客的内容都要等你团队里的人批准。当你看得够多、可以信任某个步骤，就可以让它自己运行；像退款这样的步骤，可以一直保留人工检查。每一条发出的信息都有记录，所以你看得到发了什么、为什么发。
聊天机器人可以在 WhatsApp 和 Instagram 上回复吗？
可以。助手通过 WhatsApp 和 Instagram 提供的商业工具运作，用你的号码和你的账号。它只回答被允许回答的问题，用顾客的语言回复；当问题需要人处理，或顾客要求找真人时，就把对话转给真人。你的团队看得到每一段对话。
我们的资料会怎样处理？
资料留在登记在你名下的账号里。连接任何东西之前，我们会以书面告诉你哪些服务会读取你的资料、会保存什么。助手用来回答问题的文件，留在你自己的储存空间里，只有需要某条记录的人和步骤才看得到它。合作结束时，所有东西都归你。没有绑定。
可以用中文和马来文吗？
可以。助手会用顾客写信息时用的语言回复，文件读取工具也能处理英文、中文和马来文的表格和发票。上线前我们会用你的真实例子测试每种语言，因为一句在英文里没问题的回复，换成中文可能读起来很别扭；每种语言的语气都由你确认。
中小企业做 AI 自动化要多少钱？
要看工作流程：有多少个步骤、要连接哪些工具、需要读取多少内容，以及顾客会不会看到结果。运行成本取决于它运行的频率。我们一次为一个工作流程定价，开工前给你制作的固定报价，以及一份清楚的运行成本估算。
开始
写下团队每天重复做的一件工作，以及它在哪里出错。点这个按钮通过 WhatsApp 联系我们，我们会回复问题，以及自动化这一个工作流程的固定报价。
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