马来西亚中小企业系统开发，从电子表格到一个后台

CodaMinds 的系统开发包括什么？

CodaMinds 的系统开发，是为你制作员工每个工作日都会打开的内部系统：用一个后台管理库存、订单、审批、员工权限和报表，取代电子表格、纸本表格和在聊天群里处理的行政工作。适合有几位员工或几间分店的中小企业，每个人只看到自己工作需要的内容。

Steven Lim 于 2021 年在吉隆坡创办工作室，自 2016 年起开发 App 与网站。我们为一家餐厅的网店制作了背后的后台，也运营自家给餐厅用的场地管理后台，所以分店经理和老板每天早上打开的画面，是我们亲手做过、亲身了解的工作。你发信息联系的人，就是动手做你系统的人，用英文、中文或马来文沟通都可以。我们在巴生谷一带与客户面谈，也通过 WhatsApp 和共享的草稿链接，与马来西亚其他地区、新加坡及海外的企业合作。

电子表格已经不管用的迹象

电子表格是很好的起点。大部分生意都在不知不觉中用到不够用，而迹象到处都一样。

• 库存表有两份，没人确定哪一份是对的。
• 审批靠聊天群里的语音信息，没有记录谁点了头。
• 月底报表由一个人花好几个晚上手工整理。
• 一位员工离职，唯一一份公式也跟着走了。
• 每间分店各记各的账，老板要逐一打电话才知道当天情况如何。

这些单独看都不是大灾难，但加在一起，每天都在消耗员工的时间，还把错误藏起来，直到被顾客发现。内部系统从根源解决问题：每条记录只输入一次，放在一个地方，由负责这项工作的人输入。

内部系统包括哪些部分

下面这些是中小企业最常要求的部分。你的系统只包含你的工作需要的部分，不会多做。

员工角色与权限

收银员、分店经理、会计和老板各自登录，看到各自的画面。收银员记录销售。经理调整一间分店的库存。老板看到所有分店。每次修改都会记录姓名和时间，所以数字有错时可以追查到是在哪里输入的，而不是争论不休。

库存、订单与供应商

进货、出货、分店之间调货，以及需要补货的库存水平。来自柜台、网站或电话的订单都进入同一个列表。供应商记录保存你买什么、向谁买、什么价格，所以下一次采购可以从上一次开始。

有记录的审批

采购申请、退款、超过限额的折扣、报废和调价，都会送到对的人那里批准或拒绝。申请、决定和理由都留在记录里。没有人需要在聊天群里往回翻，才知道当初谈定了什么。

老板真的会看的报表

每间分店的每日结算、按品项的销售、快用完的库存，以及按原因分类的退款。每份报表在一个画面上回答一个问题，并能干净地导出给你的会计师。如果电子发票要提交到 LHDN MyInvois，系统可以从同一套记录准备发票；参考系统集成。

多间分店，一个系统

每间分店各自运作，有自己的库存、员工和营业时间。总部可以并排查看所有分店，并在分店之间调动库存或员工。新增分店只是一项设置，而不是再复制一份电子表格。

告别电子表格和纸本

你现有的记录会经过整理后导入，所以第一天就从你真实的顾客、产品和库存开始。需要时，旧表格和新系统会并行一段时间，让员工核对数字是否一致。之后旧表格就退役，系统成为记录唯一存放的地方。

我们做过的作品

每一个都是实际运作的后台系统，用的人是员工，而不是顾客。

Dilly Deli

mydillydeli.com

一家餐厅网店背后的运营后台：订单、产品、库存、顾客和报表，支持刷卡付款、退款和订单邮件。已制作完成，尚未启用。

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Komen.now

komen.now · 我们自家的产品

给餐厅用的场地管理后台，有员工角色，团队在同一个地方处理预约、现场排队、评价和集章卡。

Ribbon

ribbon.my · 我们自家的产品

一款上线 App 背后的管理工具：审核新伙伴、处理退款和给伙伴结算。我们每天都在用。

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合作流程

需求沟通。 你带我们走一遍平常的一天：谁记录什么、记在哪里、哪里会出错。我们回复问题和一份书面范围，列明每个角色、画面和报表。

固定报价。 该范围的一个价格，开工前谈定。范围以外的事项一律先报价。

手机上的草稿。 你的员工用真实例子试用主要画面，例如今天的库存盘点或上周的退款。我们调整到画面符合他们的工作方式为止。

上线。 我们导入你的记录，从你选定的分店或团队开始，并在员工切换期间紧密跟进。系统运行在以你名义开设的账号里。

上线后的维护。 新增分店、新报表或修改规则，发个信息就行，每项都在开工前先报价。参考网站维护。面向顾客的系统，例如预约和交易平台，参考定制系统。